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Casos de uso

Casos de uso de pagos: cómo cobrar en cada situación

Recaudar la factura mensual, lograr que paguen antes del vencimiento, cobrar una cuota de crédito o pagarles a los técnicos: 16 situaciones de negocio, qué producto de OnePay resuelve cada una y cómo se ve el resultado.

Las 16 situaciones de negocio

Salta directo a la tuya. Cada situación tiene su propio enlace para compartirla con tu equipo.

Recaudar y recibir pagos

Cómo cobrar la factura mensual, recibir pagos que no tienen factura, atender a quien pregunta cuánto debe y recibir efectivo sin caja.

Recaudar la factura mensual de miles de usuarios

OnePay se conecta al software donde ya viven las facturas (los sistemas de gestión de los ISP, Siigo, Alegra o cualquier sistema por API o archivo) y las sincroniza sin carga manual. Apenas nace el cobro, el usuario recibe un WhatsApp con el concepto, el monto y un link único, y paga con el método que ya usa. Cada pago confirmado se cruza solo con su factura y, si hay integración, se marca como pagado en el sistema de la empresa.

Qué se usa

  • Integración de facturas
  • Aviso por WhatsApp
  • Checkout multimétodo
  • Conciliación automática

Resultado

La factura llega sola al chat y se cierra sola en el sistema.

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Recibir pagos sin factura

Un enlace de pago permanente, de monto fijo o abierto, sirve para redes sociales, la firma del correo o un QR impreso. La empresa también puede activar una llave Bre-B fija con su nombre para recibir transferencias desde cualquier app bancaria. Como estos pagos no llevan referencia de factura, llegan a la lista de diferencias, donde se aplican a mano.

Qué se usa

  • Enlace de pago permanente
  • QR
  • Llave Bre-B fija
  • Lista de diferencias

Resultado

Cualquier cobro, en cualquier canal.

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Atender al usuario que pregunta cuánto debe

El asistente de WhatsApp verifica la identidad del usuario con un código de un solo uso, le muestra sus facturas, le reenvía el link, recibe comprobantes y activa el débito automático. En el portal de pagos, el usuario busca su deuda por cédula, teléfono o referencia y paga una o varias facturas sin registrarse. Lo que no tiene que ver con pagos, como un reclamo, se deriva al soporte de la empresa.

Qué se usa

  • Asistente de WhatsApp
  • Portal de pagos

Resultado

Consulta y pago sin llamar a la oficina.

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Recibir efectivo sin caja

Quien prefiere pagar en efectivo recibe un número de convenio y una referencia por WhatsApp o en el portal, y paga el valor exacto en un punto de recaudo. Cuando el punto reporta el pago, el usuario recibe la confirmación por WhatsApp y el pago queda cruzado con su factura, como cualquier otro.

Qué se usa

  • Referencia de pago en puntos de recaudo

Resultado

El pago en efectivo también queda conciliado.

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Cobranza: que paguen a tiempo

Cobranza que empieza desde el momento cero, no cuando ya no te pagaron: antes del vencimiento, en la mora y antes de la suspensión del servicio.

Lograr que paguen antes del vencimiento

Las etapas “Por vencer” (3 días antes) y “Vence hoy” recuerdan el cobro antes de que se convierta en mora. La cobranza predictiva estima la ventana habitual de pago de cada usuario y le envía el recordatorio justo antes; al que paga sin gestión no se le insiste. El pago se completa en 4 clics, frente a hasta 17 pasos de un pago PSE tradicional.

Qué se usa

  • Etapas Por vencer y Vence hoy
  • Cobranza predictiva
  • Pago en 4 clics

Resultado

Más facturas pagadas a tiempo, menos usuarios en precorte.

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Recuperar cartera vencida

Las etapas “Vencido”, “Precorte” y “Corte” siguen cobrando en el canal y el momento con más probabilidad de pago. Un agente de voz con IA llama en nombre de la empresa, confirma la identidad, informa la deuda y envía el link de pago por WhatsApp durante la llamada. Los cobros en abonos permiten pagar una factura en varias partes, y los cupones de reactivación ayudan a recuperar a quien dejó de pagar. Las llamadas con IA y los abonos se activan con el equipo de OnePay.

Qué se usa

  • Etapas Vencido, Precorte y Corte
  • Llamadas con IA
  • Abonos
  • Cupones de reactivación

Resultado

Menos cortes, más usuarios recuperados antes de la suspensión.

Ver también

Evitar la suspensión del servicio

En cada ciclo, la cobranza predictiva estima el riesgo de mora de cada usuario y, cuando es alto, escala el caso a un agente de voz con IA antes de la suspensión. Si el usuario paga y hay integración, la factura se marca pagada en el sistema de la empresa, el servicio se reconecta en minutos y los recordatorios se detienen.

Qué se usa

  • Cobranza predictiva (riesgo de mora)
  • Escalamiento a llamada
  • Reconexión automática al pagar

Resultado

El usuario paga a tiempo o se reconecta en minutos.

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Cobros recurrentes y prepago

Cuotas, membresías y recargas que se cobran solas, con métodos guardados, reintentos y pago dentro de WhatsApp.

Cobrar una cuota de crédito

El deudor inscribe hasta 3 métodos (tarjeta, cuenta bancaria o billetera) y la cuota se debita en su fecha; si el primero falla, se reintenta con el siguiente. Antes del débito le llega un recordatorio, y si el cobro no se completa, el link de pago queda como respaldo. Una fintech de crédito en línea, por ejemplo, puede cobrar cada cuota con débito automático como primera opción y desembolsar cada crédito nuevo por Bre-B, en segundos, desde el mismo saldo.

Qué se usa

  • Débito automático con hasta 3 métodos
  • Reintentos
  • Recordatorio previo
  • Link de respaldo

Resultado

Cuotas al día sin gestión manual.

Ver también

Cobrar una membresía o suscripción

La empresa crea planes semanales, quincenales, mensuales o anuales, con periodo de prueba opcional, día de cobro fijo, cupones y reintentos. En cada ciclo, el cobro se genera por la mañana y se procesa con el método guardado o se envía el link. Una suscripción se puede congelar y descongelar sin cancelarla.

Qué se usa

  • Suscripciones con plan
  • Método guardado
  • Congelar y descongelar
  • Cupones

Resultado

Cobro recurrente en piloto automático.

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Recarga prepago desde WhatsApp

El usuario recarga su servicio prepago desde el chat: paga sin salir de WhatsApp con su método guardado, recibe el comprobante y el sistema le avisa cuando su saldo va a agotarse. Un ejemplo es el gas prepago, en el que el usuario recarga su medidor y recibe el desglose en metros cúbicos.

Qué se usa

  • Pago embebido en WhatsApp
  • Saldo del usuario
  • Alerta de saldo bajo

Resultado

El usuario recarga desde el chat en segundos.

Ver también

Tesorería: cuadrar, pagar y repartir

Lo que pasa con el dinero después del pago: conciliación, dispersiones, split payments y tarjetas corporativas, desde el mismo saldo.

Cuadrar el recaudo sin Excel

Cada pago confirmado se cruza solo con su cobro y su factura, y cada movimiento del saldo lleva al cobro, la factura o la transferencia que lo originó. Lo que no se puede cruzar solo queda en la lista de diferencias. Cada madrugada llega por correo el reporte de los cobros pagados y, el día 1 de cada mes, el extracto en PDF y Excel.

Qué se usa

  • Conciliación automática
  • Lista de diferencias
  • Extractos
  • Reporte diario

Resultado

Contabilidad al día.

Ver también

Pagar a técnicos, proveedores o nómina

Desde el mismo saldo donde entró el recaudo, la empresa envía miles de pagos en un solo lote por archivo o API; antes de mover un peso se validan el formato, los duplicados, el saldo y las llaves. Por Bre-B el dinero llega en segundos, 24/7, a cualquier entidad, y con la aprobación dual quien crea una transferencia nunca la aprueba.

Qué se usa

  • Dispersión masiva por archivo o API
  • Bre-B
  • Aprobación dual

Resultado

Pagos en segundos desde el mismo saldo.

Ver también

Repartir un pago con un socio

Con split payments, cada pago se divide entre la empresa y uno o varios terceros en el momento en que se aprueba, por monto fijo o por porcentaje sobre el valor bruto. El destino puede ser una cuenta bancaria o el saldo de otra empresa en OnePay, y cada reparto genera su propia transferencia. Se activa con el equipo de OnePay.

Qué se usa

  • Split payments

Resultado

Cada pago se divide automáticamente al aprobarse.

Ver también

Controlar los gastos del equipo

Las tarjetas corporativas convierten el saldo de OnePay en poder de compra para pauta digital, suscripciones, viáticos y compras operativas. Hay tarjetas Visa virtuales, de emisión inmediata, y físicas; cada una tiene un titular, un cupo que se recarga desde el saldo y límites por transacción, diarios y mensuales. Se activan con el equipo de OnePay.

Qué se usa

  • Tarjetas corporativas

Resultado

Cupos por tarjeta, congelamiento y categorización.

Ver también

Plataformas y aliados

Para software, redes y plataformas que quieren ofrecer pagos a sus propios usuarios, con su marca.

Ofrecer pagos con marca propia a los clientes de un software

Un software vertical, una red o una fintech integra la infraestructura de recaudo de OnePay bajo su marca: portales, checkout y notificaciones por WhatsApp y correo con su nombre y su subdominio. Cada empresa final es una cuenta independiente, con su saldo y su contrato de mandato, y el aliado define las comisiones que le cobra a cada una. Funciona bajo acuerdo comercial.

Qué se usa

  • Infraestructura como servicio

Resultado

El aliado revende OnePay como su producto.

Ver también

Pagar servicios públicos dentro de una plataforma

Con el módulo de servicios públicos, los usuarios de una empresa (o la empresa misma) registran la referencia de su factura, OnePay consulta la deuda vigente con el proveedor en tiempo real y el usuario paga con cualquier método habilitado. El usuario puede activar el débito automático por referencia, y la cobertura supera el 90 % de los servicios públicos en Colombia. Se activa con el equipo de OnePay.

Qué se usa

  • Módulo de servicios públicos

Resultado

Consulta de deuda, pago y débito automático por referencia.

Ver también

Casos de uso por industria

Todas las industrias usan el mismo producto con distinto énfasis. Este es el resumen de cada una, con el enlace a su solución.

Proveedores de internet (ISP)

Sincronización con Wispro, WispHub, SAEplus, MikroWISP y Wispcontrol, cobro por WhatsApp con link, recordatorios por etapa hasta el corte y reconexión automática al pagar. Más de 40 ISP activos con integración directa.

Pagos para ISP

Servicios públicos y telecomunicaciones

Factura digital por WhatsApp y correo, cobro en cascada si un método falla, débito automático, archivo Asobancaria diario y gas prepago con recarga por WhatsApp. Casos públicos: Promigas, EPM Gas, Efigas y Movistar.

Recaudo de servicios públicos

Instituciones financieras y crédito

Cuotas de crédito por WhatsApp con débito automático y reintentos, campañas que escalan de aviso a llamada y se detienen al recibir el pago, split payments y desembolsos por Bre-B o ACH.

Recaudo de cartera de crédito

Cooperativas y fondos de empleados

Cuotas, aportes y créditos con débito automático, billeteras por asociado, dispersión de nómina y de créditos desde el saldo, y pago de servicios públicos de los asociados. Caso público: Cobelén (Cooperativa Belén).

Recaudo para cooperativas

Software vertical y aliados

Un software que ya administra la operación de un sector le pone encima una capa de cobranza con su marca: marca blanca completa, API de facturas, webhooks y comisiones definidas por el aliado. Aliados públicos: Wispro, WispHub, SAEplus, Siigo y Alegra.

Infraestructura como servicio

Software y servicios por suscripción

Suscripciones con planes y periodos de prueba, débito automático a tarjeta o cuenta, facturación electrónica por API, conciliación con Siigo o Alegra y cobranza por correo y WhatsApp.

Cobros recurrentes para SaaS

Membresías, salud y educación

Gimnasios, colegios, salud por suscripción, planes exequiales, seguros y transporte contratado: suscripciones con métodos guardados, recordatorios por WhatsApp calibrados al ciclo y cupones de reactivación.

Cobro de mensualidades

Pagos a terceros y tesorería

Nómina, técnicos, proveedores, socios, comisiones y reembolsos, con dispersiones por Bre-B, Turbo y ACH, aprobación dual y extracto mensual. Por ejemplo, una empresa con ventas contra entrega les paga a sus repartidores cada noche con un archivo de dispersión masiva.

Dispersión de pagos

Cómo lo vive la persona que paga

El usuario final nunca descarga una app, no crea una cuenta y no va a una oficina. En todo momento ve la marca de la empresa que le cobra.

1. Le llega el cobro

Un mensaje de WhatsApp con el nombre de la empresa, el concepto, el monto, la fecha de vencimiento y un link único, apenas se genera su factura. Si no paga, recibe los recordatorios que la empresa configuró, en horario permitido, y en algunos casos la llamada de un agente de voz que le informa la deuda y le envía el link mientras hablan. Si tiene correo registrado, también le llega por correo.

2. Consulta cuánto debe

En el portal de pagos de la empresa, buscando con su cédula, su teléfono o una referencia, o preguntándole al asistente de WhatsApp, que verifica su identidad con un código antes de mostrarle el detalle.

3. Elige cómo pagar

Abre el link y llega al checkout con la marca de la empresa: Nequi o Daviplata (aprueba la solicitud en su app), PSE (paga desde su banco), Bre-B (transfiere a una llave o escanea el QR), tarjeta (con opción de cuotas), efectivo (recibe una referencia para pagar en un punto) o, si ya tiene un método guardado, paga sin salir del chat.

4. Recibe su comprobante

Al aprobarse el pago, descarga el comprobante y recibe la confirmación en el chat. Si pagó en efectivo, la confirmación le llega por WhatsApp cuando el punto reporta el pago. Con integración, su servicio se reconecta en minutos y los recordatorios de esa factura se detienen.

5. Guarda un método y activa el débito automático

Desde el asistente de WhatsApp, desde un enlace de inscripción o al pagar por PSE marcando que autoriza el débito de las siguientes facturas. Con tarjeta o billetera, la confirmación es inmediata; con cuenta bancaria, el banco valida la inscripción y cada débito se confirma en 1 a 3 días hábiles. Para pausar o cancelar el débito, se lo pide a la empresa.

6. Si el pago falla

Ve un mensaje claro con el motivo y la opción de volver a intentarlo con el mismo método o con otro, mientras el cobro no venza.

7. Si necesita ayuda

Escribe al WhatsApp o al correo de la empresa que aparecen en el checkout, el portal y el asistente. Las devoluciones las inicia la empresa; si desconoce un cargo con tarjeta, puede abrir una disputa con su banco y la empresa la responde con evidencia desde el panel.

Preguntas frecuentes sobre los casos de uso

Lo que más nos preguntan antes de elegir por dónde empezar.

¿Tu situación no está en la lista?

Cuéntanos cómo cobras hoy y te decimos qué combinación de productos de OnePay la resuelve.

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